Automatisierte Abgleiche für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

 Wie AmdoSoft/b4 wiederkehrende Prüf- und Kontrollprozesse intelligent unterstützt 

 

In Unternehmen entstehen täglich große Mengen an Informationen – in Verträgen, Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen, Policen, Stammdaten oder branchenspezifischen Fachanwendungen. Häufig liegen diese Informationen nicht nur in unterschiedlichen Dokumenten, sondern auch in verschiedenen Systemen vor. Eine zentrale Herausforderung besteht deshalb darin, die vorhandenen Informationen miteinander abzugleichen und zuverlässig festzustellen, ob sie tatsächlich übereinstimmen.

Was bei einem einzelnen Vorgang schnell erledigt ist, kann bei hunderten oder tausenden Datensätzen zu einer zeitaufwendigen Routineaufgabe werden. Mitarbeiter müssen Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen, vergleichen, Abweichungen erkennen und anschließend die notwendigen Schritte einleiten. Gerade diese wiederkehrenden Prüf- und Abgleichprozesse bieten ein großes Potenzial für intelligente Prozessautomatisierung.

AmdoSoft/b4 setzt genau an diesem Punkt an. Die Plattform verbindet Informationen aus unterschiedlichen Quellen, führt definierte Prüfungen und Abgleiche durch, erkennt Abweichungen und kann anschließend automatisch die vorgesehenen Folgeprozesse anstoßen. Damit wird aus einer manuellen Kontrollaufgabe ein strukturierter und nachvollziehbarer automatisierter Prozess.

Ein typischer Anwendungsfall: Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine abgleichen

Ein besonders anschauliches Beispiel findet sich im Einkauf und in der Rechnungsprüfung. In vielen Unternehmen müssen eingehende Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen werden. Stimmen Lieferant, Bestellnummer, Artikel, Mengen, Preise und weitere relevante Angaben überein?

Bei einzelnen Rechnungen lässt sich eine solche Prüfung problemlos manuell durchführen. Steigen die Vorgangszahlen jedoch deutlich an, wird daraus schnell eine wiederkehrende administrative Aufgabe. Mitarbeiter müssen Informationen aus verschiedenen Dokumenten und Systemen zusammentragen, die relevanten Werte vergleichen und bei Abweichungen entscheiden, wie mit dem Vorgang weiter verfahren werden soll.

AmdoSoft/b4 kann diesen Prozess automatisiert unterstützen. Die relevanten Informationen werden aus den vorhandenen Dokumenten und Systemen zusammengeführt und anhand definierter Regeln miteinander verglichen. Stimmen die Daten überein, kann der Vorgang automatisch weiterbearbeitet werden. Werden Abweichungen festgestellt, kann b4 diese erkennen, dokumentieren und abhängig von den hinterlegten Prozessregeln beispielsweise zur weiteren Prüfung an einen zuständigen Mitarbeiter übergeben.

Der entscheidende Vorteil: Nicht jeder Vorgang muss mehr vollständig manuell kontrolliert werden. Mitarbeiter können sich gezielt auf die Fälle konzentrieren, bei denen tatsächlich eine Abweichung festgestellt wurde und eine fachliche Prüfung oder Entscheidung erforderlich ist.

Ein Prinzip, das sich auf viele Branchen übertragen lässt

Das Grundprinzip ist dabei keineswegs auf die Rechnungsprüfung beschränkt. In nahezu jedem Unternehmen gibt es Situationen, in denen Informationen aus unterschiedlichen Quellen miteinander verglichen werden müssen. Die entscheidende Frage lautet immer wieder: Stimmen die vorhandenen Informationen überein – und was soll passieren, wenn dies nicht der Fall ist?

In der Energieversorgung können beispielsweise Messwerte, Zählerdaten, Stammdaten und Abrechnungsinformationen miteinander abgeglichen werden. In Industrieunternehmen lassen sich Bestellungen mit Auftragsbestätigungen, Aufträge mit Lieferscheinen oder Lieferscheine mit Rechnungen vergleichen. Im Handel und in der Logistik können Bestelldaten, Lieferavis, Wareneingänge und Rechnungsinformationen automatisiert gegenübergestellt werden.

Auch in der Versicherungsbranche ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten. So können beispielsweise Vertragsdaten und Versicherungspolicen miteinander abgeglichen werden. Versicherungsnehmer, Vertragslaufzeit, Versicherungssumme, Selbstbeteiligung, Tarif oder weitere Vertragsmerkmale lassen sich anhand definierter Regeln auf Übereinstimmung prüfen. Werden Abweichungen festgestellt, können diese dokumentiert, klassifiziert und zur weiteren Bearbeitung an einen zuständigen Mitarbeiter übergeben werden.

Im Finanzwesen können Rechnungen beispielsweise mit Bestellungen, Lieferscheinen oder vereinbarten Konditionen abgeglichen werden. Im Personalwesen lassen sich Arbeitszeitdaten, Mitarbeiterstammdaten und Abrechnungsinformationen miteinander vergleichen. In der Telekommunikation wiederum können Vertragsdaten, gebuchte Leistungen, Tarifinformationen und Abrechnungen automatisiert auf Übereinstimmung geprüft werden.

Damit wird deutlich: Der Abgleich ist kein einzelner Anwendungsfall, sondern ein wiederkehrendes Muster in den unterschiedlichsten Geschäftsprozessen.

Vom Datenabgleich zum automatisierten Folgeprozess

Der Mehrwert von AmdoSoft/b4 liegt dabei nicht allein darin, Informationen miteinander zu vergleichen. Entscheidend ist die Verbindung des Abgleichs mit dem anschließenden Prozess.

Wird beispielsweise eine Abweichung zwischen einer Rechnung und einer Bestellung erkannt, kann b4 abhängig von den definierten Prozessregeln unterschiedliche Folgeaktionen auslösen. Der Vorgang kann gekennzeichnet, ein zuständiger Mitarbeiter informiert, eine Information in einem bestehenden System aktualisiert oder ein weiterer automatisierter Prozessschritt gestartet werden.

So entsteht eine durchgängige Prozesskette: Informationen werden erfasst und zusammengeführt, miteinander abgeglichen, Abweichungen erkannt und anschließend die jeweils vorgesehenen Aktionen ausgelöst. Die konkreten Regeln können dabei an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens und Geschäftsprozesses angepasst werden.

Mitarbeiter dort einsetzen, wo ihr Know-how zählt

Gerade bei großen Datenmengen zeigt sich der praktische Nutzen solcher Automatisierungen. Mitarbeiter müssen nicht mehr jeden Vorgang einzeln kontrollieren, sondern erhalten gezielt die Fälle, bei denen eine Abweichung oder Besonderheit festgestellt wurde. Routineaufgaben werden reduziert, während die fachliche Kompetenz der Mitarbeiter dort zum Einsatz kommt, wo tatsächlich eine Bewertung oder Entscheidung erforderlich ist.

Gleichzeitig können automatisierte und regelbasierte Prüfungen für mehr Transparenz und eine einheitliche Bearbeitung sorgen. Die einzelnen Prozessschritte lassen sich nachvollziehbar gestalten und wiederkehrende Prüfungen nach denselben definierten Regeln durchführen.

Ein weiterer Vorteil: AmdoSoft/b4 kann bestehende Anwendungen und Systeme in automatisierte Prozesse einbinden. Unternehmen müssen ihre vorhandene IT-Landschaft daher nicht grundsätzlich ersetzen, um einzelne wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.

Ein einfacher Gedanke mit großem Automatisierungspotenzial

Ob Versicherungspolice, Rechnung, Bestellung, Messwert oder Mitarbeiterdatensatz – häufig beginnt ein Prozess mit einer scheinbar einfachen Frage: Passen die Informationen zusammen?

Wenn diese Frage in einem Unternehmen täglich hunderte oder tausende Male beantwortet werden muss, lohnt sich ein genauer Blick auf das Automatisierungspotenzial. AmdoSoft/b4 ermöglicht es, solche Abgleiche in strukturierte Prozesse zu überführen und dabei nicht beim Erkennen einer Abweichung stehenzubleiben, sondern auch die notwendigen Folgeaktionen automatisiert anzustoßen.

So wird aus einer manuellen Kontrollaufgabe ein intelligenter, nachvollziehbarer und skalierbarer Prozess – branchenübergreifend und angepasst an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.

Sie möchten erfahren, welche Abgleich- und Prüfprozesse sich in Ihrem Unternehmen automatisieren lassen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.