Warum RPA dem Outsourcing meist überlegen ist






Immer öfter werden diverse Unternehmensprozesse aus Kostengründen oder wegen Mangel an Fachkräften ausgelagert. Das Outsourcing ist allen Unternehmern hinlänglich bekannt und galt lange als Königsweg der Kostenoptimierung. Dank moderner softwarebasierter Lösungen gilt dies heute nicht mehr in gleichem Maße. In vielen Fällen ist eine Lösung durch Automatisierung wesentlich vorteilhafter, verlässlicher und sogar günstiger. Es scheint aber, als sei diese Information zu vielen Unternehmern bislang noch nicht wirklich durchgekommen.

Die Nachteile von Outsourcing

Das Outsourcing von bestimmten Aufgaben an externe Dienstleister kann ein Unternehmen entlasten und gewisse Vorteile mit sich bringen. Doch ebenso gibt es einige Nachteile zu bedenken. Ein Auslagern von Aufgaben geht nämlich auch immer mit einem gewissen Kontrollverlust einher. Der externe Partner erhält praktisch die Hoheit über den Prozess und im schlimmsten Fall wird auf Fehler oder sich abzeichnende negative Trends zu spät oder falsch reagiert. Nutzt ein Unternehmen Outsourcing, macht es sich zudem vom Partner abhängig und riskiert außerdem Sicherheitsverstöße bei sensiblen Daten. Außerdem entsteht bei solchen Kooperationen immer ein großer Kommunikationsbedarf, der teilweise das Einsparpotential verringert und zunächst einmal zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Die Vorteile von Robotic Process Automation gegenüber Outsourcing
Nutzt ein Unternehmen eine interne RPA-Lösung, so werden Abstimmungs- und Kommunikationsprobleme zwischen Fachabteilung, IT und Provider eliminiert. Schon bei der Planung wird das System auf dynamische Änderungen vorbereitet und kann wesentlich schneller reagieren als die meisten Outsourcing-Dienstleister. Die Prozesse werden dadurch nicht gestört oder verlangsamt. Gleichzeitig entfällt in hohem Maße der angesprochene Kommunikationsaufwand und auch die Qualitätskontrolle ist bei einer RPA-Lösung nur minimal, während bei einem Dienstleister ständig die Vertrags- und Zahlungskonditionen mit den tatsächlichen Leistungen abgeglichen werden müssen.

Andere Vorteile betreffen die Effizienz der Arbeit selbst. Ein Software-Roboter arbeitet fehlerfrei, hält sich stets an alle Compliance-Vorgaben und kann bei Bedarf Tag und Nacht ohne Pause an 365 Tagen im Jahr arbeiten, wenn Auftragsspitzen das erforderlich machen – unabhängig von Arbeitszeitkonten und Problemen durch Zeitzonen-Verschiebung. RPA-Lösungen lassen sich also unbegrenzt skalieren, während Outsourcing-Dienstleister weit weniger flexibel sind, wenn es um die zeitweise Anpassung des Auftragsvolumens geht. Das Unternehmen behält dabei die volle Kontrolle und sensible Daten verlassen das eigene Netzwerk nicht. Vielmehr fördert ein RPA-Roboter die Sicherheit, da er sich strikt an Compliance-Vorgaben sowie rechtliche Bedingungen hält und Unregelmäßigkeiten sofort melden kann.
In nicht wenigen Unternehmen sind Backoffice-Prozesse, die schon lange ausgelagert werden, auf gewisse Weise eingerostet. Der Dienstleister bleibt bei für ihn bewährten, jedoch nicht mehr zeitgemäßen Prozeduren. Eine Umstellung auf RPA ermöglicht es, solche Strukturen aufzubrechen und den Prozessen einer Frischzellenkur zu unterziehen. Die Transparenz ist dabei deutlich höher als bei ausgelagerten Arbeiten und die durch menschliche Mitarbeiter verursachten Fehler werden ausgemerzt, weswegen die Prozessqualität nochmals höher ist.

Beispiel: RPA in der Buchhaltung

Buchhaltungsprozesse gehören zu den Aufgaben, die gerne einmal auf einen externen Dienstleister abgewälzt werden. Die sich ständig wiederholenden Prozesse in der Zahlungsabwicklung, dem Kreditwesen und dem Forderungsmanagement brauchen allerdings in der Regel gar keine große Zahl an Mitarbeitern. Viele Prozesse in der Buchhaltung lassen sich relativ leicht mit einem Software-Roboter abarbeiten. Dieser kann selbständig Zahlungen anweisen, Mahnungen verschicken und Geldeingänge prüfen und mit anderen Daten abgleichen – ohne Fehler und sehr viel schneller als jeder noch so flinke Mitarbeiter.

Beispiel: RPA im Personalwesen

Das Recruiting und die Betreuung von Mitarbeitern ist ein weiteres Feld, das prädestiniert ist für die Optimierung mittels RPA. Auch hier gibt es eine Reihe von regelbasierten Prozessen, die aufgrund von rechtlichen Vorgaben und firmeninternen Regelungen in hohem Maße standardisiert ablaufen. So kann ein Roboter optimal Arbeits- und Fehlzeiten verwalten, die Personalvergütung prüfen und Gehälter anweisen sowie die Steuern und Abgaben auf der Grundlage der eingereichten Personalunterlagen berechnen und abführen.

Nutzen Sie für Ihr Unternehmen Outsourcing, sind aber nicht sicher, ob dies noch zeitgemäß und effizient ist? Dann sprechen Sie gern mit uns und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, ob RPA für Ihre Prozesse die bessere Lösung ist.