RPA in städtischen und kommunalen Verwaltungen

Die Einsatzmöglichkeiten für Robotic Process Automation sind so interessant wie vielseitig. In unserem Tagesgeschäft entdecken wir immer wieder neue Felder, in denen unser b4 Bot helfen kann, ineffiziente Prozesse zu optimieren und überarbeitetes Personal zu entlasten. Die Einsatzgebiete sind dabei nicht auf die Privatwirtschaft beschränkt. Auch in Verwaltungen und in öffentlichen Einrichtungen schreitet die Digitalisierung voran und wir sind stolz, ein Teil davon zu sein.

Stadtverwaltungen ächzen unter der Arbeit

Ein großes Problem der städtischen und kommunalen Verwaltungen ist die Vielzahl von Bürgeranfragen und Verwaltungsakte, die tagtäglich auf die Mitarbeiter einprasseln. Dank der vielen Regularien, Gesetze und bürokratischen Hürden ist dieses Arbeitsvolumen auch kaum zu verringern. Ein lohnender Ansatz sollte daher sein, die anfallende Arbeit möglichst schnell und effizient abzuarbeiten. Um das Personal zu entlasten, bieten sich RPA Bots wie unser b4 Bot geradezu an. Denn viele behördliche Arbeitsschritte sind relativ simpel, wiederholen sich oft und sind dank der angesprochenen festen Regeln sehr gut von einem Software Roboter zu bearbeiten.

Der b4 Bot kann helfen

Unser b4 Bot kann im Umfeld von Verwaltungen zum Beispiel bestimmte Meldungen verarbeiten. Aktuell sind aufgrund der Corona-Pandemie bekanntlich besonders die Gesundheitsämter überlastet. Mit RPA-Bots können die vielen eingehenden Infektionsmeldungen schnell und effizient verarbeitet werden. Schickt beispielsweise ein Labor einige hundert Testergebnisse pro Tag per Mail an ein Amt, so müssen diese Ergebnisse bislang meist händisch in eine Datenbank übertragen und daraufhin die jeweiligen Bürger informiert werden. Dank der Datenschutzkonformität moderner RPA-Systeme kann diese einfache und monotone Arbeit jedoch auch bestens von einem Roboter erledigt werden - fehlerlos und vor allem in einem Bruchteil der Zeit. Beides ist gerade im Kontext der Gesundheit von großer Bedeutung.

Möglichkeiten der Synergie mit anderen Programmen

Digitale Technologien und smarte Computerprogramme halten auf vielen Ebenen Einzug in öffentliche und privatwirtschaftliche Prozesse. Manche stehen in gewisser Konkurrenz zueinander, andere ergänzen sich. RPA ist ein Werkzeug, das seine Stärken in einem anderen Bereich ausspielt als etwa künstliche Intelligenz. Das bedeutet aber nicht, dass beide Ansätze nicht gewinnbringend zusammenarbeiten können. Beispielsweise können dazulernende Chatbots mittlerweile ein erstaunliches Gesprächsniveau in der Kommunikation mit Menschen erreichen. Dazugeschaltete RPA-Bots können die Informationen aus dem Chatverlauf extrahieren und bestimmte Prozesse damit einleiten oder ausführen. So entsteht ein übergreifender Workflow, der sowohl bei Bürgeranfragen in einem Amt als auch bei Nachfragen von Kunden bei einem Unternehmen vorteilhaft ist.

Bedienung, Schnittstellen und Skalierbarkeit

Viele Behörden und Unternehmer stehen digitalen Werkzeugen wie unserem b4 Bot noch immer skeptisch gegenüber. Das liegt sicher auch an der Hemmschwelle, die softwaregesteuerte Technologien mit sich bringen. Dabei liegt gerade in der simplen Integration von RPA in bestehende Systeme einer der großen Vorteile. Unser b4 Bot zum Beispiel nutzt einfach die vorhandenen Programme und agiert in diesen wie ein Mensch, nämlich mit (virtueller) Tastatur und Maus. IT-Kenntnisse sind nicht von Nöten. Gleichzeitig kann der b4 Bot aber auch über benutzerfreundliche Schnittstellen in andere Systeme implementiert werden. Zugleich ermöglicht dies eine fast beliebige Skalierbarkeit. Egal ob es sich um die Arbeit an einem einzigen Arbeitsplatz oder um hunderte Bots an einem Dutzend verschiedener Standorte handelt – der b4 erledigt einfache und repetitive Prozesse weitaus schneller und fehlerloser als jeder menschliche Mitarbeiter.

Was ist für Sie möglich?

Ärgern Sie sich auch manchmal über die Trägheit und Langsamkeit der deutschen Ämterbürokratie? Dann dürfen Sie hoffen. Viele Administrationen zeigen durchaus den Willen, die Digitalisierung auch in den deutschen Amtsstuben voranzutreiben. Und wie sieht es mit Ihnen selbst und Ihrem Unternehmen aus? Sind Sie eher Pionier und Vorreiter oder konnten Sie sich auch noch nicht dazu aufraffen, das Thema Automatisierung anzupacken? Wir lassen Sie nicht allein. Sprechen Sie mit uns und erfahren Sie alles über die vielfältigen Möglichkeiten, die sich in Ihrem Betrieb für unseren b4 Bot ergeben.