Digitalisierung im Personalmanagement

Der momentane Wandel hin zu digitalen Lösungen mit hohem Automatisierungsanteil greift nicht in allen Unternehmensbereichen gleich stark. Vor allem im Personalwesen liegt nach wie vor ein hoher Arbeitsaufwand auf den Schultern der Personalreferenten. Das ist wenig effizient und vor allem kaum skalierbar, wie sich in der Corona-Pandemie zeigte. Dabei gibt es einige vielversprechende Ansätze, wie RPA und Co. die Prozesse im HR Management verbessern könnten.

Corona-Pandemie deckt Rückständigkeit auf

Die Corona-Pandemie hat die Personalabteilungen vieler Unternehmen vor sehr große Herausforderungen gestellt. Innerhalb kürzester Zeit musste nicht nur die interne Personalplanung und –abrechnung angepasst werden, sondern es erfolgten auch massenhaft Anfragen zu speziellen Themen wie Kurzarbeit oder Zuschlägen. Berücksichtigt man, dass natürlich auch die Mitarbeiter der Personalabteilung von den Einschränkungen betroffen waren, ergibt sich ein Gesamtbild, welches die Rückständigkeit vieler HR Abteilungen in puncto Digitalisierung und Automatisierung aufdeckt. Ohne Roboter und gute Software sank die Leistungsfähigkeit der Abteilungen rapide. Spätestens dann sollte man sich über skalierbare und weniger personalintensive Lösungen Gedanken machen.

Besonderheit im HR: Hohe Datensensibilität

Eines der größten Probleme im Personalwesen während der Pandemie fand sich im Datenschutz. Nicht digitalisierte Personalakten oder Bewerbungsschreiben konnten nicht ohne weiteres mit ins Home Office genommen werden und auch digitale Akten haben einen beschränkten Zugriff aus ungesicherten Heimnetzwerken. Software Roboter können hier einen Vorteil ausspielen, wenn sie entsprechende Compliance-Funktionen beinhalten, die zu einer hohen Datensicherheit führen. Der ortsunabhängige und flexible Einsatz von Bots innerhalb eines verschlüsselten Systems ermöglicht das schnelle Abarbeiten sensibler Daten – selbst dann, wenn das ganze Büro für die menschlichen Mitarbeiter aus Quarantänegründen nicht zugänglich ist.

Lösungen ohne tiefgehende IT-Kenntnisse anwendbar

Singuläre, globale Ereignisse wie eine Pandemie lassen sich sicherlich kaum vorhersagen und wiederholen sich hoffentlich auch nicht allzu schnell wieder. Trotzdem zeigt dieses Ereignis uns allen, wie sich die moderne Arbeitswelt auf diese und viele andere externe Umstände vorbereiten könnte. Das Entscheidende ist dabei die schnelle und unkomplizierte Verfügbarkeit. Ein plötzliches Problem muss sofort behandelt werden und die Lösung darf keine lange Entwicklungszeit haben. Digitale Lösungen wie Software Roboter können meist ohne viel Aufwand in das bestehende System integriert werden und übernehmen sehr schnell die Aufgaben des menschlichen Mitarbeiters. Zur Integration und Bedienung braucht es keine großen IT-Kenntnisse und auch nur sehr wenig zeitlichen Vorlauf.

RPA-Lösungen entlasten Personalmanager

Repetitive Routinetätigkeiten mit hohem Volumen und wenig individuellem Entscheidungsgrad sind für Software-Roboter das wichtigste und willkommenste Betätigungsfeld. Hier können Aufgaben, die vorher Wochen benötigten, oft an einem einzigen Tag abgearbeitet werden. Tatsächlich finden sich auch im Personalwesen solche Prozesse. Interessenten sollten dabei aber nicht nur an jene Prozesse denken, die während der Pandemie aufgrund der Umstände modifiziert werden mussten. Auch unter normalen Bedingungen können HR Bots helfen, die Personalreferenten zu entlasten und das gesamte Procedere effizienter und sparsamer zu gestalten. Die gewonnene Arbeitszeit lässt sich dann in individuellere Tätigkeiten investieren, die ein Bot eben nicht leisten kann.

Konkrete Beispiele für RPA im HR Management

Nach wie vor gilt im Personalwesen die Regel, dass für die Auswahl eines einzigen Bewerbers drei Arbeitstage veranschlagt werden. Durch datengetriebene Vorauswahlverfahren können Software Roboter helfen, diesen Zeitaufwand zu verschlanken. Bots können Daten von Bewerbern datenschutzrechtlich sicher abrufen, mit den Anforderungsprofilen abgleichen und so höchst objektiv die passenden Bewerber nach ihren Qualifikationen auswählen.

Ist ein Bewerber gefunden, folgt meist ein recht arbeitsintensiver und dokumentenreicher Austausch, der zwar standardisiert, aber auch fehleranfällig ist. Ein HR Bot kann alle erforderlichen Unterlagen automatisch zusammenstellen und auch per Mail fehlenden Dokumente anfordern. Der Personalreferent wird erst tätig, wenn alle Dokumente vollständig vorliegen und spart so massiv Zeit.

RPA hilft jedoch nicht nur im Bewerbungsprozess, sondern auch in vielen zeitaufwändigen Prozessen im Management der bestehenden Belegschaft. Zeitraubende und fehleranfällige Aufgaben wie die Reisekostenabrechnung, Monatsabrechnungen oder Anwesenheitserfassung können mit Automationslösungen sehr viel effizienter gemacht werden.

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