RPA hilft Bad Kissingen bei Corona-Nachverfolgung

Nach wie vor ist die Corona-Pandemie eine nicht zu vernachlässigende Herausforderung hierzulande, wie auch auf der ganzen Welt. Um der Lage Herr zu werden, ist es nicht nur wichtig, sich impfen zu lassen und die grundlegenden Regeln zur Hygiene einzuhalten. Es ist zudem von großer Bedeutung, Testergebnisse schnell zu verarbeiten und die Kontaktpersonen der positiv Getesteten umgehend zu informieren, um eine exponentielle Verbreitung des Virus zu verhindern. Genau an diesem Punkt kommt die Lösung der ciSio mit dem AmdoSoft/b4 Bot ins Spiel. Dieser unterstützt nämlich seit Ende 2020 die behördlichen Stellen im bayerischen Landkreis Bad Kissingen und zeigt, was RPA auch in Krisenzeiten zu leisten imstande ist.

Gesundheitsämter bundesweit sehr belastet

Vor allem in den Hochinzidenzgebieten liest man immer wieder von Landkreisen und Städten, die mit der Kontaktnachverfolgung einfach nicht hinterherkommen. Zu viele Tests müssen manuell ausgewertet und zu viele Kontakte einzeln überprüft werden. Personell sind die Gesundheitsämter darauf nicht vorbereitet. Zum Glück gibt es Verantwortliche in den Ämtern, die erkannt haben, dass diese Belastungen mit dem Einsatz von RPA-Bots deutlich abgefedert werden können. Dazu gehört unter anderem Thomas Bold, Landrat des unterfränkischen Landkreises Bad Kissingen. Daher konnte ciSio den AmdoSoft/b4 Bot hier etablieren, der sich laut Hauptverwaltungsleiter Jürgen Bischoff „schnell zu einem weiteren wichtigen Mitarbeiter gemausert hat“.

So funktioniert der Prozess der Kontaktnachverfolgung mit dem b4 Bot

Ende Januar hat die Inzidenz im Landkreis Bad Kissingen erstmals die 1000er-Marke übersprungen. Trotz großer Bemühungen und Personalaufstockungen war es kaum mehr möglich, da eine lückenlose Kontaktnachverfolgung zu gewährleisten. Landrat Bold appellierte an die Eigenverantwortung der Bürger:innen, veranlasste aber auch eine interne Verbesserung der eigenen Kapazitäten – nämlich durch eine Kooperation mit ciSio zur Realisierung der Robotic Process Automation Lösung der AmdoSoft. Die vielen hundert Tests, die jeden Tag beim Amt eingehen, werden nun von dem b4 Bot in die relevanten Fachverfahren des Landkreises übertragen, negativ und positiv Getestete rasch per SMS vom Bot über das Testergebnis informiert. Des Weiteren unterstützt der Bot die Contact-Tracing-Teams im Gesundheitsamt. Er überträgt die protokollierten Informationen der CTT-Kräfte in die Anwendungen des Gesundheitsamts und validiert relevante Angaben. Damit konnte eine automatisierte und zuverlässige Datenverarbeitung unabhängig vom Tagesvolumen, einer raschen Information an die Bürgerinnen und Bürger in Bezug auf das Testergebnis, sowie durch die Entlastung der Fachkräfte mehr Zeit für die individuelle Betreuung der Betroffenen gewonnen werden.

Verstärkung durch Skalierung

Oberstes Ziel des Landratsamtes ist natürlich, möglichst viele Bürger:innen vor einer Infektion zu schützen – ein Ziel, dem sich ciSio mit AmdoSoft natürlich gern anschließt. Der Erfolg gibt uns recht, denn nur kurze Zeit nach der Implementierung des b4 Bots hat Bad Kissingen schon einen zweiten Bot implementiert, um dem nach wie vor großen Testumfang Herr werden zu können. Die schnelle und unkomplizierte Bereitstellung des Bots ist dabei von großem Vorteil. Die erste Installation dauert im Regelfall maximal eine Woche, jede anschließende Aufstockung um weitere Bots nur ein bis zwei Tage. Der b4 Bot ist beinahe beliebig skalierbar und kommt so auch mit Belastungsspitzen wie eben jetzt in der Pandemie klar. Vor allem aber verändert der b4 Bot nicht die vorhandene IT, sondern simuliert lediglich einen menschlichen Benutzer über die normale Oberfläche der vorhandenen Anwendungen. Das macht den Bot schnell, effizient und mit wenig Aufwand zu implementieren.

Alle im gleichen Boot? – Besser alle mit dem gleichen Bot!

Die Zusammenarbeit mit dem Landkreis Bad Kissingen hat bestätigt, wie wertvoll und wichtig der Einsatz von RPA-Bots in Behörden sein kann. ciSio ist als spezialisierter Anbieter im öffentlichen Sektor und insbesondere für Kommunen ein wichtiger Ansprechpartner für die Automatisierung und die Digitalisierung. Geschäftsführer Thomas Kirschner dazu: „Es geht nicht nur um die Gesundheitsämter, sondern um viele Vorgänge in anderen Fachbereichen, die mit RPA deutlich effizienter erledigt werden könnten. Kommunen erledigen täglich eine Vielzahl von unterschiedlichsten Aufgaben für Ihre Bürger:innen. Eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse ist auch im Sinne der Bürger:innen. Warum Schlange stehen, wenn man es auch digital erledigen kann?“

Eigentlich war der b4 Bot dazu gedacht, die Mitarbeiter:innen in Behörden und Unternehmen so zu entlasten, dass diese sich im Gesamtkontext der Digitalisierung weiterentwickeln können. Die aktuelle Krise verschiebt jedoch die Prioritäten. Mit der Flüchtlingssituation aus der Ukraine ist die nächste hochpriore Sondersituation für Kommunen bereits da. AmdoSoft Geschäftsführer Mario Griffith drückt es so aus: „Natürlich haben wir uns das nicht so vorgestellt. Aber am Beispiel des Corona-Prozesses sieht man, wie hilfreich RPA bei besonders datenintensiven Tätigkeiten ist, die schnell und fehlerfrei erledigt werden müssen.“